Para empezar, y antes de meternos de lleno en el asunto, debemos comprender bien los dos conceptos que vamos a tratar a lo largo de este artículo: el cierre de año fiscal (respecto al impuesto de sociedades) y el cierre de año contable.

Por una parte, el cierre contable hace referencia al cálculo final del resultado del ejercicio. Este que, generalmente coincide con el año natural, se basa en un proceso de análisis y ajuste de las cuentas contables que asegura que todas las transacciones y operaciones están registradas correctamente en los asientos contables, lo que permite conocer las pérdidas o ganancias de la compañía. Hasta que este no se efectúe el cierre contable no se puede proceder al cierre fiscal.

Por otra parte, el cierre fiscal hace referencia al proceso de cálculo que partiendo del resultado contable llega a la base imponible del impuesto sobre sociedades.  Hay otras declaraciones tributarias que deben cuadrar perfectamente con la contabilidad, principalmente los resúmenes anuales de IVA y el IRPF, además de las declaraciones informativas tales como el modelo 347.

¿Por qué es importante el cierre contable?

En primer lugar, el cierre contable es importante porque es el proceso que te permitirá hacer el balance de ingresos, gastos y a valorar los activos y pasivos de forma adecuada. Por tanto, te servirá para conocer la situación financiera actual de la empresa, pero también para trasladar esa información y entregar la documentación necesaria al Estado, concretamente a Hacienda. Tener esta información da la posibilidad de comparar unos años con otros, algo imprescindible para planificar y tomar decisiones en base a la situación real de cada negocio y su respectiva evolución.

Como hemos adelantado, generalmente, el ejercicio contable comienza el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre.

El cierre contable es un proceso minucioso de análisis de todas las cuentas de la compañía que intenta corregir errores con el objetivo de presentar la imagen fiel del patrimonio, así como de la situación financiera y de los resultados la empresa. Esta imagen fiel es fundamental para los usuarios de la información contable, inversores, accionistas, acreedores y otros.

Es común en muchas PYMES y Microempresas dejar este trabajo para última hora y realizarlo solo al final del año, ya que asocian que el cierre contable solo es necesario como paso previo al cierre fiscal. En muchos casos se olvida que tener una contabilidad correctamente realizada y a tiempo es más una herramienta de control y decisión económica que un mero trámite para realizar un Impuesto. Es decir, ven el lado menos agradable y de menor valor de la contabilidad que es pasar un examen anual ante la AEAT y, en su caso, ingresar una cuota tributaria.

A nuestro entender, se debe realizar un cierre contable de forma periódica, ya sea mensual o trimestral, con el mismo nivel de exigencia que el cierre anual. Solo así se podrán maximizar los beneficios, evitar problemas y alcanzar el fin último de una empresa mercantil, generar caja. La combinación de un cierre contable periódico riguroso con una comparación presupuestaria son herramientas de gestión imbatibles que, sin duda, llevarán a maximizar la caja de la sociedad.

Posteriormente al cierre contable anual hay que realizar el cierre fiscal. No se puede obviar que todas las empresas tienen un “accionista no elegido” que se lleva vía “dividendos” el 25% de lo que se genera, el Estado. Una vez asumido esto, y dándolo por bueno porque no queda otra opción, se debe preparar el cierre fiscal.

El cierre fiscal es un proceso más complejo que suele quedar en manos de asesores externos especializados. Simplificándolo, no es más que partiendo del resultado contable aplicar unos ajustes, positivos o negativos, para calcular la base imponible del impuesto. Los ajustes al resultado contable siempre llegan por la diferencia de criterios entre la normativa tributaria y la normativa contable en amortizaciones, provisiones, gastos contables no deducibles fiscalmente etc. Una vez calculada la base imponible se aplica el tipo impositivo y se aplicarán algunas deducciones (pocas) que tratan de incentivar ciertas inversiones de acuerdo con la política fiscal de cada momento.

¿Qué herramientas te ayudará con el cierre contable?

El cierre contable, ya sea anual o periódico, debe de hacerse de una forma fiable y rápida ya que la información contable es de gran valor para la toma de decisiones y estas tienen que ser ágiles. Para ello, los procesos automatización contable son una herramienta indispensable. Este tipo de herramientas facilitan al máximo las labores contables y minimizan el tiempo dedicado a las mismas. Además, permiten la elaboración presupuestos y facilitan en gran medida la presentación de los diversos impuestos que ya hemos mencionado.

La automatización contable, de facturas emitidas y recibidas y de movimientos bancarios es fundamental para detectar posibles errores o conocer en qué estado se encuentra la contabilidad y realizar cierres contables de forma fiable y rápida. Este mismo proceso permite además contar con un gestor documental de acceso 24/7.

Calendario fiscal y contable (mercantil) para el año 2023

Como recordatorio final enumeramos la numerosa cantidad de obligaciones fiscales y contables que tienen que asumir todo tipo de empresas, ya sean grandes o pequeñas, con la única diferencia de la periodicidad de la información y el alcance de algunos informes de las Cuentas Anuales. Esta carga de obligaciones, que para la gran empresa es conveniente y necesario, para la PYME y la microempresa se convierte en una tarea que consume un alto esfuerzo en recursos económicos y de tiempo. Es necesario, sin duda, una simplificación de los documentos a aportar para este último tipo de empresas, pero mientras llega, o no, esta es la situación actual:

• Hasta el 31 de marzo (3 meses) para formular las cuentas anuales que están formadas por:
• Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias.
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• Estado de flujos de efectivo (solo gran empresa)
• Memoria
• Hasta el 30 de abril (4 meses) para legalizar todos los libros contables.
• Hasta el 30 de junio (6 meses) para convocar una Junta General y aprobar las cuentas anuales.
• Hasta el 25 de julio para presentar el Impuesto sobre Sociedades
• Depositó de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Hasta 30 días a partir de la fecha de aprobación de las Cuentas Anuales. Si se aprueban las cuentas el último día del periodo, 30 de junio, el plazo es hasta el 30 de julio.

Recuerda que con Ventium Asesores, gracias a nuestra combinación de asesoría financiera y fiscal con más de 20 años de experiencia y nuestra herramienta financiera para pequeñas y medianas empresas, no tendrás que preocuparte de este tipo de tareas porque ya lo hacemos nosotros.