Cuando hablamos de transformación digital dentro del ámbito empresarial, esta va mucho más allá de tener presencia en internet. La digitalización de los procesos de negocio es un elemento clave dentro de ella, pues permite integrar las nuevas tecnologías y los flujos de trabajo de forma que aumenta la productividad, la eficiencia y la eficacia en la empresa.
La factura electrónica es uno de esos elementos que hacen que todo lo anterior sea posible. De hecho, según el ‘Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España 2020-2021’ realizado por la empresa SERES, el uso de este tipo de factura se incrementó un 28,12% en 2021 respecto al año anterior en nuestro país. Esto no es casualidad ya que su uso trae consigo diferentes beneficios de gestión, ahorro y, por supuesto, medioambientales.
Pero, antes de comenzar a enumerar cada uno de ellos, debemos entender qué es la factura electrónica y por qué hemos escuchado hablar tanto de ella durante los últimos meses.
La factura electrónica en España
Tal y como explica el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, “una factura electrónica es, ante todo, una factura”. Esto simplemente quiere decir que, a efectos legales es exactamente igual que una factura de papel. La única diferencia es que esta se expide y se recibe en formato electrónico.
El crecimiento de su uso en nuestro país ha hecho el Gobierno aprobase la Ley Crea y Crece el pasado mes de septiembre. Esta, que es una de las principales reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, está dirigida especialmente a pymes. Pretende facilitar su creación, crecimiento y expansión, reduciendo los costes económicos y simplificando los trámites.
Por este motivo, la Ley generaliza el uso de la factura electrónica y extiende la obligación de remitirla a empresas y autónomos en todas sus relaciones comerciales. Esta digitalización no solo les ayudará a reducir costes, sino que además les garantizará un mejor y mayor control de pagos.
Aunque, como ya hemos adelantado, el Congreso de los Diputados aprobó la ley en septiembre, su periodo transitorio de aplicación comenzará el 1 de enero de 2023. Esta entrará en vigor para todos aquellos autónomos y empresas que tengan una facturación superior a 8 millones de euros anuales. Mientras que el resto tendrán de margen hasta 2025 para emitir todas sus facturas en este formato.
Por ello, es muy importante que desde ya todas las empresas y autónomos conozcan todo sobre la factura electrónica, ya que, en los próximos años, este elemento cambiará las relaciones de información con tanto con proveedores y clientes, como con la Agencia Tributaria.
Tipos de factura electrónica y principales ventajas
Una vez tenemos claro que la factura electrónica tiene los mismo efectos legales que la convencional, es importante recordar que esta versión digital está condicionada al consentimiento de su destinatario. Asimismo, actualmente existen dos tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con formato no estructurado. La principal diferencia entre ambas es que la primera de ellas – factura electrónica estructurada – facilita su tratamiento automatizado y, por tanto, simplifica aún más el proceso de facturación y ahorra costes.
Aunque, a lo largo del texto ya hemos ido desvelando algunos de las principales ventajas que conlleva optar por la factura electrónica, en general, este elemento permite acortar ciclos de tramitación, reducir errores, minimizar costes y facilitar la lucha contra el fraude, entre otras cosas. De hecho, según datos extraídos en el estudio comparativo de SERES, “las empresas que implementaron la e-factura en 2021 incrementaron un 23,15% el ahorro de gestión, un 19,80% el ahorro de tiempo y un 27,20% el medioambiental.
Sin duda, la digitalización está en el ADN de Ventium Asesores. Por eso, nuestros clientes tienen acceso a un área privada dentro de nuestra web que contiene toda su información financiera-contable completamente actualizada. Para conseguirlo, contamos con dos robots – uno para bancos y otro para facturas – que actualizan toda la información. Por supuesto, con el objetivo de facilitar los procesos, nuestros clientes pueden subir directamente sus facturas electrónicas o, simplemente, hacer una foto o escanear la factura en papel para después subirla.